Expenses
Odoo 19 Expenses මොඩියුලය ව්යාපාරික වියදම් කළමනාකරණය කිරීමේ ක්රියාවලිය වඩාත් සරල සහ කාර්යක්ෂම කරයි. සේවකයන්ට තමන් සිදු කළ වියදම් පහසුවෙන් වාර්තා කළ හැකි අතර, එම වාර්තා කළ වියදම් කළමනාකරුවන්ට ඉක්මනින් පරීක්ෂා කර අනුමත කිරීමට හැකියාව ලැබේ. එමෙන්ම, ගිණුම් අංශයටද මෙම වියදම් නිසි ලෙස වාර්තා කර, අදාළ ගෙවීම් කටයුතු සිදු කිරීමට මෙම මොඩියුලය උපකාරී වේ.
My Expenses
My Expenses විකල්පය තෝරාගත් පසු, My Expenses ටැබය හරහා Expenses මොඩියුලයේ Dashboard එකට ප්රවේශ විය හැකිය. My Expenses පිටුව මඟින් පරිශීලකයන්ට මීට පෙර වාර්තා කළ වියදම්වල ඉතිහාසය පරීක්ෂා කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
වියදම් පිළිබඳ තොරතුරු List View තුළින් දැකගත හැකි අතර, ඒ අතර වියදම සිදු කළ දිනය (Date of Expense), සේවකයා (Employee), සමාගම (Company), තත්ත්වය (Status), විස්තරය (Description), Activity සහ අනෙකුත් අදාළ තොරතුරු ඇතුළත් වේ.
කවුළුවේ ඉහළ කොටස තුළ Reimbursement Amount, Cost of Validation සහ Expenses to Report වැනි තොරතුරුද දැකගත හැකිය. වියදම් වාර්තා පරීක්ෂා කිරීමෙන් පසු, පරිශීලකයාට එම වියදම්වල වත්මන් තත්ත්වය පිළිබඳ පැහැදිලි අවබෝධයක් ලබා ගත හැකිය.
SCAN අයිකනය භාවිතයෙන් ඔබගේ පද්ධතියේ ඇති වියදම් වාර්තාවක් (Expense Report) උඩුගත (Upload) කළ හැකිය. එසේම, Create Report බොත්තම ක්ලික් කිරීමෙන් නව වියදම් වාර්තාවක් නිර්මාණය කළ හැකිය.
නව වියදමක් (Expense) එක් කිරීම සඳහා My Expenses කවුළුවේ ඇති NEW අයිකනය තෝරාගත හැකිය.
නව කවුළුවේ Description කොටස තුළ ඔබ සිදු කළ වියදම පිළිබඳ අවශ්ය තොරතුරු ඇතුළත් කර, ඉන්පසු අදාළ Category එක තෝරාගත හැකිය. පරිශීලකයන්ට Communication, Gifts, Travel and Accommodation, Others වැනි විවිධ වියදම් කාණ්ඩ අතරින් සුදුසු කාණ්ඩය තෝරාගත හැකිය.
එමෙන්ම, අදාළ වියදමේ සම්පූර්ණ මුදල Total තීරුව තුළ ඇතුළත් කළ හැකිය. Employee විකල්පය තුළින් අදාළ වියදමට සම්බන්ධ නිශ්චිත සේවකයාගේ නම තෝරාගත හැකිය.
එසේම, Paid By කොටස තුළින් වියදම ගෙවිය යුත්තේ කවුරුන්ද යන්න තෝරාගත හැකිය. මෙහිදී Company හෝ Employee ලෙස ගෙවීම් කරන පාර්ශ්වය තෝරාගැනීමේ හැකියාව ඇත. Employee විසින් වියදම ගෙවා ඇත්නම්, පසුව එම වියදමට අදාළ මුදල ව්යාපාරය විසින් සේවකයාට ආපසු ගෙවිය හැකිය.
එමෙන්ම, Bill Reference සහ Expense Date ද ඇතුළත් කළ හැකිය. Expense Date මඟින් අදාළ වියදමට බිල්පත නිකුත් වූ දිනය සඳහන් කළ හැකිය. Account විකල්පය තුළින් එම වියදමට අදාළ Expense Account එක තෝරාගත හැකිය.
තවද, එම වියදම පාරිභෝගිකයෙකුට (Customer) Invoice කිරීම අවශ්ය නම්, Customer to Invoice විකල්පය තුළින් අදාළ පාරිභෝගිකයා තෝරාගත හැකිය. අවශ්ය නම් Company නාමයද තෝරාගත හැකිය.
Odoo 19 මඟින් ඇතුළත් කරන සෑම දත්තයක්ම ස්වයංක්රීයව සුරකිනු ලැබේ. එමෙන්ම, වියදම් To Report, To Submit, Approved, Refused, Submitted සහ Done ලෙස විවිධ තත්ත්වයන් යටතේ වර්ගීකරණය කළ හැකිය.
වියදමට අදාළ රිසිට්පතක් (Receipt) උඩුගත කිරීම සඳහා Attach Receipt අයිකනය ක්ලික් කළ හැකිය. Split Expense බොත්තම තෝරාගැනීමෙන් එක් වියදමක් කොටස් කිහිපයකට බෙදා වෙන් කළ හැකිය.
එසේම, My Expenses පුවරුවේ ඇති Create Report අයිකනය තෝරාගැනීමෙන් වියදම් වාර්තාවක් (Expense Report) ඉක්මනින් නිර්මාණය කළ හැකිය.
My Reports
My Reports මෙනුව My Expenses ටැබය යටතේ පිහිටා ඇති අතර, එමඟින් පරිශීලකයාට පද්ධතියේ පවතින සියලුම Expense Reports වෙත ප්රවේශ විය හැකිය. මෙම පිටුව තුළ Employee, Activities, Payment Status, Expense Report, Company සහ අනෙකුත් අදාළ තොරතුරු සවිස්තරාත්මකව දැකගත හැකිය.
එසේම, SCAN අයිකනය භාවිතයෙන් වියදම් වාර්තා (Expense Reports) ඉක්මනින් Odoo 19 පද්ධතියට උඩුගත (Upload) කළ හැකිය. නව වාර්තාවක් නිර්මාණය කිරීම සඳහා NEW අයිකනය ක්ලික් කර පහසුවෙන් නව Expense Report එකක් සකස් කළ හැකිය.
Expense Reports
Expense Reports ටැබය තෝරාගැනීමෙන් පරිශීලකයාට සියලුම වියදම් වාර්තා (Expense Reports) පිළිබඳ තොරතුරු දැකගත හැකිය. Expense Reports කවුළුවේ List View තුළ Employee, Company, Status, Payment සහ අනෙකුත් අදාළ වාර්තා තොරතුරු පෙන්වනු ලැබේ.
වාර්තා CATEGORIES, STATUS සහ EMPLOYEE අනුව සංවිධානය කළ හැකිය. මෙම විකල්ප සියල්ලම කවුළුවේ වම්පස කොටසින් දැකගත හැකිය.
එසේම, Scan විකල්පය තෝරාගැනීමෙන් නව වාර්තා දත්තයක් (Record) එක් කළ හැකිය. සේවකයෙකු සඳහා නව Expense Report එකක් නිර්මාණය කිරීමට New බොත්තම ක්ලික් කර, අදාළ සේවකයා සඳහා නව වාර්තාවක් ඇතුළත් කළ යුතුය.
New බොත්තම ක්ලික් කළ විට, නව පිටුවක් විවෘත වන අතර, එහි Expense Report Summary කොටස තුළ වාර්තාව පිළිබඳ විස්තරයක් ඇතුළත් කළ හැකිය. ඉන්පසු Employee සහ Company තෝරාගත හැකිය.
එසේම, Manager කොටස තුළින් අදාළ වාර්තාව සඳහා සුදුසු Manager තෝරාගත හැකිය.
Expense ටැබය තුළ Add a Line තෝරා ගැනීමෙන් පසු, වාර්තාවට අදාළ වියදම් තොරතුරු ඇතුළත් කළ හැකිය. පරිශීලකයා වියදම් තෝරාගත් පසු, බදු රහිත මුළු මුදල (Total Untaxed Amount) පෙන්වනු ලැබේ.
අවශ්ය සියලු තොරතුරු ඇතුළත් කිරීමෙන් පසු Submit to Manager බොත්තම භාවිතා කර වාර්තාව කළමනාකාරීත්වය වෙත යොමු කළ හැකිය.
වාර්තාව කළමනාකරු වෙත යොමු කිරීමෙන් පසු Expenses Smart Button තෝරා ගැනීමෙන්, සාදන ලද වියදම් ලේඛනය (Expense Document) නැරඹිය හැකිය. එසේම, වාර්තාවේ අදියර Submitted ලෙස වෙනස් වේ. අදාළ කළමනාකාරීත්වයට Approve අයිකනය භාවිතා කර වාර්තාව අනුමත කළ හැකිය.
මේ ආකාරයට, Odoo 17 Expenses Module තුළ වාර්තා කළමනාකරණය කිරීම සරල හා පහසු වේ.
වින්යාස කිරීම් (Configurations)
Odoo 17 හි Configuration ක්රියාකාරීත්වය තුළින් වියදම්වලට අදාළ පරාමිතීන් (Expense Parameters) සහ කාණ්ඩ (Categories) කළමනාකරණය කළ හැකිය. මේ වන විට එක් එක් මෙනුව පිළිබඳව විස්තර කර ඇති බැවින්, මීළඟට Configuration ටැබය වෙත ගොස් අවශ්ය සැකසුම් සිදු කළ හැකිය.
සැකසුම් (Settings)
Configuration ටැබයෙන් Settings විකල්පය තෝරාගත් පසු, පෙරනිමි Journals සහ Expenses සැකසීම පහසුවෙන් සිදු කළ හැකිය.
Expenses යටතේ ඇති Incoming Emails විකල්පය සක්රීය කිරීමෙන්, පරිශීලකයින්ට තමන්ට ලැබෙන ඊමේල් හරහා වියදම් (Expenses) නිර්මාණය කළ හැකිය. මෙය සිදු කිරීම සඳහා පළමුව Domain Alias එකක් නිර්මාණය කළ යුතුය. Domain Alias එක සැකසීමෙන් පසු, රිසිට්පතක් (Receipt) ඇමුණුමක් ලෙස ඇතුළත් කර ඇති ඊමේල් එකක් යොමු (Forward) කළ හැකිය.
Expense Digitization (OCR) විකල්පය සක්රීය කිරීමෙන්, Artificial Intelligence (AI) සහ OCR තාක්ෂණය භාවිතා කර සියලුම රිසිට්පත් ඩිජිටල් ආකෘතියකට පරිවර්තනය කළ හැකිය. වැදගත් වියදම් ඩිජිටල්කරණ ක්රමය තෝරා ගැනීම සඳහා පරිශීලකයින්ට විකල්ප තුනක් ලබා දී ඇත:
Do not Digitize – ඩිජිටල්කරණය නොකිරීම
Digitise Automatically – ස්වයංක්රීයව ඩිජිටල්කරණය කිරීම
Digitise Only On-Demand – අවශ්ය වූ විට පමණක් ඩිජිටල්කරණය කිරීම
සේවක වැටුප් පත්රිකාවලට (Employee Payslips) වියදම් ඇතුළත් කර ගැනීම සඳහා Expenses මෙනුව යටතේ ඇති Reimburse in Payslips විකල්පය සක්රීය කළ යුතුය.
Default Journals කොටසෙහි ඇති Employee Expense Journal ක්ෂේත්රය තුළින්, සේවකයා විසින් ගෙවන ලද වියදම් සඳහා පෙරනිමි ගිණුම්කරණ Journal එක තෝරාගත හැකිය. එසේම, Company Expense Journal විකල්පය තුළින් සමාගම විසින් ගෙවනු ලබන වියදම් සඳහා භාවිතා කළ යුතු පෙරනිමි ගිණුම්කරණ Journals තෝරාගත හැකිය.
Payment කොටසෙහි ඇති Company Payment Methods යටතේ, සමාගම විසින් ගෙවනු ලබන වියදම් සඳහා අවසර දී ඇති Payment Methods සඳහන් කළ හැකිය. අවශ්ය සියලුම ක්ෂේත්ර සක්රීය කර සැකසුම් සම්පූර්ණ කළ පසු, SAVE සංකේතය මත ක්ලික් කිරීමෙන් Odoo 17 හි සිදු කළ වෙනස්කම් සුරැකිය හැකිය.
වියදම් කාණ්ඩ (Expense Categories)
Odoo 17 හි Expenses Module භාවිතයෙන් නිෂ්පාදන කාණ්ඩ කළමනාකරණය කළ හැකිය. එක් එක් වියදම් වර්ගය අනුව නිෂ්පාදන වියදම් පහසුවෙන් සංවිධානය කළ හැකිය.
නව වියදම් කාණ්ඩයක් එක් කිරීම සඳහා Configuration තුළ ඇති Expense Categories විකල්පය තෝරන්න. විවෘත වන Expense Categories තිරය තුළ එක් එක් වියදම් වර්ගයට අදාළ Name, Sales Price, Vendor Taxes, Internal References, Re-invoice Expenses සහ තවත් තොරතුරු දැකගත හැකිය.
NEW සංකේතය තෝරා ගැනීමෙන් නව Expense Category එකක් නිර්මාණය කළ හැකිය.
ඒ අනුව, Odoo 17 තුළ වියදම් කාණ්ඩ (Expense Categories) ඉතා ඉක්මනින් සාරාංශගත කර කළමනාකරණය කළ හැකිය.
වාර්තාකරණය (Reporting)
Odoo 17 Expenses හි Reporting මෙවලම භාවිතා කිරීමෙන් ව්යාපාරයේ වියදම් විශ්ලේෂණය කළ හැකිය. Reporting තුළ ඇති Expenses Analysis මෙනුව තෝරාගත් විට, වියදම් පිළිබඳ චිත්රමය නිරූපණයක් (Graphical Representation) පෙන්වනු ලැබේ.
Graph View හි X-axis මත Expense Date ද, Y-axis මත Total Expenses ගණන ද පෙන්වනු ලැබේ. එම ප්රස්ථාරය තුළ එක් එක් සේවකයාගේ වියදම් එකතුව විවිධ වර්ණවලින් දැකගත හැකිය.
තවද, MEASURES අයිකනය තෝරා ගැනීමෙන්, ප්රස්ථාරය සඳහා භාවිතා වන අගයන් (Values) වෙනස් කළ හැකිය.
Tax Amount, Total, Total Untaxed Amount in Currency, Tax Amount in Currency, Count සහ තවත් මිනුම් කිහිපයක් Measures ලෙස භාවිතා කළ හැකිය.
ප්රස්ථාරය Bar Chart, Pie Chart සහ Line Chart ආකාරවලින් නැරඹිය හැකිය.
වාර්තාවක් Spreadsheet එකකට ඇතුළත් කිරීමට අවශ්ය නම්, INSERT IN SPREADSHEET බොත්තම ක්ලික් කළ හැකිය.
Odoo 17 හි Reporting ක්රියාකාරීත්වය මඟින් ව්යාපාරයේ වියදම් පිළිබඳ සාරාංශයක් ලබාගත හැකිය.