ඕනෑම ආයතනයක සාර්ථකත්වය සඳහා කාර්යක්ෂම සම්බන්ධීකරණය (Coordination) සහ කාලය ඵලදායී ලෙස භාවිත කිරීම (Time Utilization) ඉතා වැදගත් වේ. Odoo 19 Enterprise හි Calendar මොඩියුලය ආයතනයේ අභ්‍යන්තර සහ බාහිර සිදුවීම් (Events) සැලසුම් කිරීම සහ කළමනාකරණය කිරීම සඳහා මධ්‍යගත වේදිකාවක් (Centralized Platform) ලෙස ක්‍රියා කරයි. මෙමඟින් පරිශීලකයන්ට රැස්වීම් (Meetings) පහසුවෙන් සැලසුම් කිරීමට, ක්‍රියාකාරකම් (Activities) නිරීක්ෂණය කිරීමට සහ එකම ඩිජිටල් වැඩ අවකාශයක් (Digital Workspace) තුළ කණ්ඩායම් අතර සහයෝගයෙන් කටයුතු කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
Calendar මොඩියුලය CRM, Projects සහ Appointments වැනි අනෙකුත් Odoo යෙදුම් සමඟ බාධාවකින් තොරව සම්බන්ධ වේ. එමඟින් සමස්ත ඵලදායිතාව (Productivity) ඉහළ නංවන ඒකාබද්ධ වැඩ ප්‍රවාහයක් (Integrated Workflow) නිර්මාණය කරයි. පාරිභෝගිකයන් සමඟ සිදුකරන සාකච්ඡාවල සිට කණ්ඩායම් රැස්වීම්, කාර්යසාධන ඇගයීම් (Performance Evaluations) සහ ව්‍යාපෘති පසු විපරම් (Project Follow-ups) දක්වා සියලුම සිදුවීම් එකම පද්ධතියක් තුළ සැලසුම් කර නිරීක්ෂණය කළ හැකිය.
Calendar මොඩියුලයට පිවිසීමෙන් පසු, පරිශීලකයන්ට ඉදිරියේදී පැවැත්වීමට නියමිත රැස්වීම් සහ සැලසුම් කර ඇති සිදුවීම් පිළිබඳ පැහැදිලි දළ විශ්ලේෂණයක් (Overview) පෙන්වන පහසුවෙන් භාවිත කළ හැකි උපකරණ පුවරුවක් (Dashboard) දැකගත හැකිය. මෙමඟින් කාලසටහන් සකස් කිරීම (Planning) සහ සම්බන්ධීකරණ කටයුතු වඩාත් කාර්යක්ෂම හා ක්‍රමවත් කරගත හැකිය.
අතුරු මුහුණතේ (Interface) ඉහළ කොටසේ, පරිශීලකයන්ට තම සැලසුම් අවශ්‍යතාවලට වඩාත් ගැළපෙන ආකාරයට දින දර්ශනය පෙන්වීම සඳහා Day, Week, Month සහ Year යන දර්ශන අතර මාරු විය හැකිය.
ඊට අමතරව, Show Weekends යන විකල්පය ද ලබා දී ඇත. එමඟින් පරිශීලකයන්ගේ කැමැත්ත අනුව සති අන්ත දින (Weekends) දින දර්ශනය තුළ පෙන්වීමට හෝ සඟවා තැබීමට හැකිය.
දින දර්ශනයේ ශීර්ෂ කොටසේ (Calendar Header) දෙපස පිහිටා ඇති ඊතල සලකුණු (Arrow Icons) භාවිතයෙන් පරිශීලකයන්ට විවිධ දින අතර පහසුවෙන් ගමන් කළ හැකිය. වත්මන් දිනයට (Current Date) ක්ෂණිකව නැවත පැමිණීමට අවශ්‍ය නම්, Today බොත්තම තෝරාගැනීම ප්‍රමාණවත් වේ.
සැලසුම් කර ඇති සියලුම රැස්වීම් (Meetings) දින දර්ශනය තුළ විවිධ වර්ණ යොදාගත් කොටස් (Color-coded Blocks) ලෙස දිස්වේ. යම් රැස්වීමක් තෝරාගත් විට, එහි විස්තර පෙන්වන කෙටි පෙරදසුන් කවුළුවක් (Overview Window) විවෘත වේ. එසේම, දින දර්ශනයේ හිස් වේලාවක් හෝ දිනයක් මත ක්ලික් කිරීමෙන් නව රැස්වීමක් ඉක්මනින් සැලසුම් කළ හැකිය.
1. නව රැස්වීමක් නිර්මාණය කිරීම (Creating a New Meeting)
රැස්වීමක් නිර්මාණය කිරීම සඳහා, දින දර්ශන දර්ශනය (Calendar View) තුළ ඔබට අවශ්‍ය දිනය හෝ වේලාව මත ක්ලික් කරන්න. එවිට New Event උත්පතන කවුළුව (Pop-up Window) විවෘත වේ. එහිදී පළමුව සිදුවීමට (Event) අර්ථවත් මාතෘකාවක් (Title) ඇතුළත් කළ හැකිය.
ඉන්පසු, සිදුවීම ආරම්භ වන දිනය සහ අවසන් වන දිනය (Start and End Dates) සඳහන් කළ හැකිය. එම සිදුවීම මුළු දිනය පුරාම පැවැත්වෙන්නේ නම්, All Day විකල්පය සක්‍රිය (Enable) කළ හැකිය.
පද්ධතිය තුළ ලියාපදිංචි වී සිටින පරිශීලකයන් (Users) තෝරාගැනීමෙන් රැස්වීමට සහභාගී වන පුද්ගලයන් (Participants) සෘජුවම එක් කළ හැකිය. එමඟින් ආයතනයේ අභ්‍යන්තර සාමාජිකයන් (Internal Attendees) රැස්වීමට ආරාධනා කිරීම පහසු වේ.
එසේම, රැස්වීම පැවැත්වෙන ස්ථානය (Meeting Location) සඳහන් කිරීමට හෝ මාර්ගගත රැස්වීම් (Online Meetings) සඳහා අදාළ සබැඳිය (Meeting Link) ඇතුළත් කිරීමට ද මෙම පෝරමය මඟින් අවස්ථාව ලබා දේ.
Visibility සැකසුම් (Settings) යටතේ, රැස්වීම දර්ශනය විය යුතු පිරිස තෝරාගත හැකිය. ඒ අනුව Public, Private හෝ Internal Users යන විකල්ප භාවිත කළ හැකිය. අවශ්‍ය පරිදි අමතර සටහන් (Notes) ද ඇතුළත් කළ හැකිය.
සියලුම විස්තර ඇතුළත් කිරීමෙන් පසු, රැස්වීම සැලසුම් කිරීම සඳහා Save බොත්තම ක්ලික් කරන්න. නැතහොත්, වැඩිදුර සැකසුම් (Advanced Settings) වෙත පිවිසීම සඳහා More Options තෝරාගන්න.
More Options ක්ලික් කළ විට, සියලුම රැස්වීම් විස්තර එකම ස්ථානයකින් කළමනාකරණය කළ හැකි සම්පූර්ණ සිදුවීම් පෝරමයක් (Event Form) පද්ධතිය මඟින් විවෘත කරයි.
පළමුව, සිදුවීමේ අරමුණ පැහැදිලිව හඳුනාගත හැකි වන පරිදි Meeting Subject ඇතුළත් කළ යුතුය. ඉන්පසු Start Date සහ End Date සඳහන් කළ හැකිය. රැස්වීම මුළු දිනය පුරාම පැවැත්වෙන්නේ නම්, නිශ්චිත වේලාවන් සඳහන් කිරීමකින් තොරව සම්පූර්ණ දිනය වෙන් කර තැබීම සඳහා All Day විකල්පය සක්‍රිය කළ හැකිය.
Status ක්ෂේත්‍රය මඟින් පරිශීලකයාගේ ලබාගත හැකි බව (Availability) පෙන්වයි. උදාහරණයක් ලෙස, Busy ලෙස සකස් කළ විට අනෙකුත් පරිශීලකයන්ට එම කාලය තුළ ඔබ කාර්යබහුල බව හඳුනාගත හැකිය. එසේම, රැස්වීම පැවැත්වෙන ස්ථානය Location ක්ෂේත්‍රය තුළ සඳහන් කළ හැකිය. එය භෞතිකව රැස්වන ස්ථානයක් හෝ මාර්ගගත රැස්වීමක් (Online Session) විය හැකිය. මාර්ගගත රැස්වීම් සඳහා සහභාගී වන පුද්ගලයන්ට දුරස්ථව සම්බන්ධ වීම පහසු කිරීම සඳහා Video Link එකක් එක් කිරීමට හෝ නිර්මාණය කිරීමට Odoo 19 මඟින් අවස්ථාව ලබා දේ.
Attendees යටතේ පද්ධතියෙන් සෘජුවම රැස්වීමට සහභාගී වන පුද්ගලයන් එක් කළ හැකිය. ඔවුන්ගේ සහභාගීත්ව තත්ත්වය (Participation Status) තත්‍ය කාලීනව (Real Time) පෙන්වනු ලබයි. මෙම තිරය තුළින්ම සහභාගී වන පුද්ගලයන්ට දැනුම් දීම සඳහා විද්‍යුත් තැපැල් (Email) හෝ කෙටි පණිවිඩ (SMS) ආරාධනා යැවීමට ද හැකිය.
රැස්වීමේ න්‍යාය පත්‍රය (Agenda), සාකච්ඡා කළ යුතු මාතෘකා (Discussion Topics) හෝ සහභාගී වන පුද්ගලයන් සඳහා අවශ්‍ය වැදගත් උපදෙස් ඇතුළත් කිරීමට Notes ටැබය භාවිත කළ හැකිය.
Options ටැබය මඟින් රැස්වීම් වඩාත් ක්‍රමවත් ලෙස සංවිධානය කිරීමට සහ කළමනාකරණය කිරීමට අවස්ථාව ලබා දේ. මෙම කොටසේ ඇති Organizer ක්ෂේත්‍රය මඟින් රැස්වීම සඳහා වගකිව යුතු පරිශීලකයා පෙන්වයි. පෙරනිමියෙන් (By Default), සිදුවීම නිර්මාණය කරන පරිශීලකයා මෙහි සංවිධායකයා ලෙස තෝරාගනු ලබන නමුත් අවශ්‍ය නම් එය වෙනත් පරිශීලකයෙකුට වෙනස් කළ හැකිය.
රැස්වීම වර්ගීකරණය (Categorize) කිරීම සහ පසුව පහසුවෙන් හඳුනාගැනීම සඳහා Tags එක් කළ හැකිය. මෙම Tags මඟින් අභ්‍යන්තර සාකච්ඡා (Internal Discussions), පාරිභෝගික ඇමතුම් (Client Calls) හෝ සමාලෝචන රැස්වීම් (Review Sessions) වැනි සමාන සිදුවීම් කාණ්ඩගත (Group) කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
Calendar Description ක්ෂේත්‍රය මඟින් රැස්වීම පිළිබඳ සවිස්තරාත්මක තොරතුරු ඇතුළත් කළ හැකිය. ඒ සඳහා රැස්වීමේ න්‍යාය පත්‍රය (Agenda), අරමුණු (Objectives), සූදානම් වීම සඳහා අවශ්‍ය සටහන් (Preparation Notes) හෝ සහභාගී වන පුද්ගලයන් කලින් අධ්‍යයනය කළ යුතු උපදෙස් ඇතුළත් කළ හැකිය.
ටැබයේ දකුණු පස ඇති Reminders විකල්පය මඟින් දැනුම්දීම් (Notifications) සැකසිය හැකිය. එමඟින් රැස්වීම ආරම්භ වීමට පෙර සහභාගී වන පුද්ගලයන්ට මතක් කිරීම් (Alerts) ලැබේ.
ඊට අමතරව, නැවත නැවත පැවැත්වෙන රැස්වීම් (Recurring Meetings) සැලසුම් කිරීම සඳහා Recurrent විකල්පය සක්‍රිය කළ හැකිය. එමඟින් සෑම රැස්වීමක්ම වෙන වෙනම නිර්මාණය කිරීමකින් තොරව නැවත නැවත සිදුවන රැස්වීම් සැලසුම් කළ හැකිය.
Recurrent විකල්පය සක්‍රිය කළ පසු අමතර ක්ෂේත්‍ර කිහිපයක් දිස්වේ.
Repeat: රැස්වීම නැවත පැවැත්විය යුතු වාර ගණන හෝ කාල පරතරය (Frequency) තෝරාගැනීම.
Repeat on: රැස්වීම පැවැත්විය යුතු නිශ්චිත දින (Specific Days) තෝරාගැනීම.
Until: නැවත නැවත පැවැත්වෙන රැස්වීම් අවසන් විය යුතු දිනය (End Date) සඳහන් කිරීම.
Timezone: විවිධ ප්‍රදේශවල (Regions) සිටින සහභාගී වන පුද්ගලයන් සඳහා නිවැරදි වේලාවට රැස්වීම් සැලසුම් කිරීම සඳහා කාල කලාපය (Time Zone) තෝරාගැනීම.
මෙම සියලු විකල්ප මඟින් රැස්වීම් සැලසුම් කිරීමේ නිරවද්‍යතාව (Planning Accuracy) ඉහළ නංවන අතර, සන්නිවේදනය (Communication) වැඩිදියුණු කරමින් Odoo 19 තුළ රැස්වීම් වඩාත් ක්‍රමවත් හා පහසුවෙන් කළමනාකරණය කිරීමට උපකාරී වේ.
Odoo 19 Calendar මොඩියුලය තුළ, රැස්වීමකට ආරාධනා කර ඇති සියලුම සහභාගී වන පුද්ගලයන් (Participants) එහි Attendees කොටසේ ලැයිස්තුගත කර ඇත. මෙම කොටස හරහා ඔවුන්ගේ ලබාගත හැකි වේලාවන් (Availability) දින දර්ශනය තුළම සෘජුවම පරීක්ෂා කළ හැකිය. එමඟින් එකම වේලාවට වෙනත් කටයුතු යෙදී තිබීම (Overlapping Schedules) සහ කාලසටහන් අතර ගැටුම් (Scheduling Conflicts) ඇතිවීම වළක්වා ගැනීම පහසු වේ.
තවත් සහභාගී වන පුද්ගලයන් එක් කිරීම සඳහා, සහභාගී වන පුද්ගලයන්ගේ ලැයිස්තුව අසල ඇති Plus (+) සලකුණ තෝරා, එක් කිරීමට අවශ්‍ය අමතර පරිශීලකයන් (Users) තෝරාගන්න.
Odoo 19 හි, රැස්වීමකට සහභාගී වන පුද්ගලයන් වඩාත් විස්තරාත්මකව කළමනාකරණය කිරීම සඳහා එහි Invitations කොටස භාවිත කළ හැකිය. මෙම කොටස හරහා සහභාගී වන පුද්ගලයන් එක් කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට මෙන්ම, ඔවුන්ගේ සම්බන්ධතා තොරතුරු (Contact Details) වන විද්‍යුත් තැපැල් ලිපින (Email Addresses) සහ දුරකථන අංක (Phone Numbers) කළමනාකරණය කිරීමට ද හැකිය. එසේම, යවන ලද ආරාධනාවට අදාළ ප්‍රතිචාර තත්ත්වය (Response Status) ද නිරීක්ෂණය කළ හැකිය. ඒ අනුව, ආරාධනාව පිළිගෙන තිබේද (Accepted), ප්‍රතික්ෂේප කර තිබේද (Declined) නැතහොත් තවමත් ප්‍රතිචාරයක් ලැබී නොමැතිද (Pending) යන්න හඳුනාගත හැකිය.
Odoo 19 හි Calendar මොඩියුලයේ ප්‍රධාන උපකරණ පුවරුව (Main Dashboard) හරහා සෘජුවම ප්‍රවේශ විය හැකි Share Interviews Availabilities විශේෂාංගය ද ඇතුළත් වේ. රැස්වීම් සැලසුම් කිරීමේදී ලබාගත හැකි වේලා පරාස කිහිපයක් (Available Time Slots) අනෙකුත් පාර්ශ්වයන්ට යෝජනා කිරීමට මෙම විශේෂාංගය උපකාරී වේ. විශේෂයෙන්ම බාහිර පාරිභෝගිකයන් (External Clients) හෝ හවුල්කරුවන් (Partners) සමඟ රැස්වීම් සම්බන්ධීකරණය කිරීමේදී මෙය ඉතා ප්‍රයෝජනවත් වේ.
මෙම පහසුකම භාවිත කිරීම සඳහා Day දර්ශනය (Day View) තෝරාගෙන, දින දර්ශනය මත මූසිකය (Mouse) ක්ලික් කර ඇදගෙන යාමෙන් (Click and Drag) ඔබට ලබාගත හැකි වේලා පරාසයන් සලකුණු කළ හැකිය. තෝරාගත් වේලා පරාසයක් වෙනස් කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට අවශ්‍ය නම්, අදාළ වේලා කොටසෙහි ඇති Delete සලකුණ ක්ලික් කිරීමෙන් එය පහසුවෙන් සිදු කළ හැකිය.
ඔබට ලබාගත හැකි වේලා පරාසයන් (Available Time Slots) තෝරාගත් පසු, Configure බොත්තම ක්ලික් කරන්න. එවිට අදාළ හමුවීම් සැකසුම් (Appointment Settings) ඇතුළත් කවුළුව විවෘත වේ. එහිදී කාලසටහන (Schedule) වඩාත් නිවැරදිව සකස් කිරීමට සහ රැස්වීමට අදාළ අමතර මනාපයන් (Meeting Preferences) වෙනස් කිරීමට හැකිය.
පෝරමයේ ඉහළ කොටසේ ඇති Appointment Title ක්ෂේත්‍රය මඟින් හමුවීමේ අරමුණ සඳහන් කළ හැකිය. උදාහරණයක් ලෙස, සම්මුඛ පරීක්ෂණ (Interviews), උපදේශන සේවා (Consultations) හෝ සහාය ලබාදීමේ සැසි (Support Sessions) වැනි හමුවීම් සඳහා සුදුසු මාතෘකාවක් ඇතුළත් කළ හැකිය.
Duration ක්ෂේත්‍රය මඟින් එක් හමුවීමක් සඳහා වෙන් කළ යුතු කාලය තීරණය කළ හැකිය. උදාහරණයක් ලෙස, කාලසීමාව මිනිත්තු 30ක් ලෙස සකස් කළහොත්, වෙන් කරගන්නා සෑම හමුවීමක්ම එම කාලසීමාවට අනුව සැලසුම් වේ.
ආරාධනා සබැඳි (Invitation Links) නිර්මාණය කර බාහිර පාර්ශ්වයන් සමඟ බෙදාගත හැකිය. එමඟින් සහභාගී වන පුද්ගලයන්ට ආරක්ෂිත සබැඳියක් (Secure Link) හරහා සෘජුවම හමුවීම් වෙන් කරගැනීමට හැකිය. එසේම, හමුවීම පැවැත්වෙන ස්ථානය Location ක්ෂේත්‍රය මඟින් සඳහන් කළ හැකිය. එය භෞතිකව පැවැත්වෙන හමුවීමක් (In-person Meeting) හෝ මාර්ගගත හමුවීමක් (Online Meeting) විය හැකිය. මාර්ගගත හමුවීම් සඳහා Odoo Discuss වැනි Video Link එකක් ද එක් කළ හැකිය.
Book කොටස යටතේ, හමුවීම් වෙන් කරගත යුත්තේ Users හරහාද නැතහොත් Resources හරහාද යන්න තෝරාගත හැකිය. එම විකල්පය තෝරාගත් පසු, අදාළ පරිශීලකයන් (Users) හෝ සම්පත් (Resources) වෙන් කර හමුවීම් සඳහා ලබාගත හැකි ලෙස සකස් කළ හැකිය.
Assignment විකල්පය මඟින් හමුවීම් වෙන් කිරීමේ ක්‍රමය තීරණය කරයි. ඒ අනුව, පද්ධතිය මඟින් ස්වයංක්‍රීයව (Automatically) හමුවීම් පවරා දීමට හෝ හමුවීම වෙන් කරගන්නා පුද්ගලයාට (Visitor) තමන් කැමති පරිදි පරිශීලකයෙකු තෝරාගැනීමට අවස්ථාව ලබා දීමට හැකිය.
Manage Capacities විකල්පය මඟින් එක් පරිශීලකයෙකු සඳහා එකවර සැලසුම් කළ හැකි හමුවීම් සංඛ්‍යාව පාලනය කළ හැකිය. විශාල ඉල්ලුමක් සහිත හමුවීම් කළමනාකරණය කිරීමේදී හෝ කාර්යභාරය (Workload) නිසි පරිදි බෙදාහැරීමේදී මෙම පහසුකම විශේෂයෙන් ප්‍රයෝජනවත් වේ.
Availabilities ටැබය තුළින් හමුවීම් වෙන් කරගත හැකි දින සහ වේලාවන් (Days and Time Slots) සැකසිය හැකිය. මෙහිදී පරිශීලකයන්ට හමුවීම් සඳහා ලබාගත හැකි නිශ්චිත දින සහ වේලා පරාසයන් සඳහන් කළ හැකිය. එකම දිනයක් සඳහා වේලා පරාස කිහිපයක් එක් කිරීමට ද හැකියාව ඇත. උදාහරණයක් ලෙස, උදෑසන සහ දහවල් කාලසීමා දෙකක් වෙන් කළ හැකිය. මෙලෙස සකස් කරන ලද වේලා පරාසයන් මඟින් හමුවීම් සැබෑ වැඩ කරන වේලාවන්ට (Working Hours) අනුව සැලසුම් වන බව සහතික කරයි.
Questions ටැබය මඟින් හමුවීම වෙන් කරගැනීමේ ක්‍රියාවලිය අතරතුර සහභාගී වන පුද්ගලයන්ගෙන් අවශ්‍ය තොරතුරු පහසුවෙන් ලබාගත හැකිය. Add a line ක්ලික් කිරීමෙන් නව ප්‍රශ්න එක් කළ හැකිය. ඉන්පසු සුදුසු Question Type එක තෝරා, Placeholder Answer ඇතුළත් කර, පිළිතුර අනිවාර්ය නම් Required විකල්පය සක්‍රිය කළ හැකිය. මෙමඟින් හමුවීම තහවුරු කිරීමට (Confirm) පෙර අවශ්‍ය සියලුම තොරතුරු ලබාගැනීමට හැකියාව ලැබේ.
වඩාත් සංකීර්ණ හෝ විස්තරාත්මක ප්‍රශ්නාවලි (Questionnaires) සකස් කිරීම සඳහා Odoo හි Survey යෙදුමේ පහසුකම් ද භාවිත කළ හැකිය.
Communication ටැබය මඟින් හමුවීමේ (Appointment) සම්පූර්ණ ක්‍රියාවලිය පුරාම සහභාගී වන පුද්ගලයන් (Attendees) සමඟ තොරතුරු හුවමාරු කරන ආකාරය කළමනාකරණය කළ හැකිය.
Introduction Page කොටස තුළ, හමුවීම වෙන් කිරීම තහවුරු කිරීමට පෙර පෙන්වන කෙටි පණිවිඩයක් ඇතුළත් කළ හැකිය. එමඟින් හමුවීමේ අරමුණ හෝ ඊට පෙර සූදානම් විය යුතු ආකාරය පිළිබඳව සහභාගී වන පුද්ගලයන්ට අවබෝධයක් ලබා දිය හැකිය.
Confirmation Page කොටස මඟින් හමුවීම සාර්ථකව වෙන් කරගත් පසු පෙන්විය යුතු පණිවිඩයක් සකස් කළ හැකිය. උදාහරණයක් ලෙස, ස්තුති කිරීමේ පණිවිඩයක් හෝ සහභාගී වන පුද්ගලයා විසින් ඊළඟට සිදු කළ යුතු කාර්යයන් (Next Steps) මෙහි සඳහන් කළ හැකිය.
දකුණු පස ඇති Emails & SMS කොටස යටතේ ස්වයංක්‍රීය දැනුම්දීම් (Automated Notifications) සැකසිය හැකිය. Reminders ක්ෂේත්‍රය මඟින් හමුවීම ආරම්භ වීමට පෙර සහභාගී වන පුද්ගලයන්ට දැනුම් දීම සඳහා විද්‍යුත් තැපැල් (Email) සහ කෙටි පණිවිඩ (SMS) මතක් කිරීම් සැලසුම් කළ හැකිය.
එසේම, හමුවීම තහවුරු කළ අවස්ථාවේදී යවනු ලබන Booking Email සඳහාත්, හමුවීම අවලංගු කළ විට යවනු ලබන Cancellation Email සඳහාත් භාවිත කළ යුතු පණිවිඩ ආකෘති (Templates) තෝරාගත හැකිය.
මෙම සැකසුම් මඟින් සහභාගී වන පුද්ගලයන් සමඟ පැහැදිලිව සහ නියමිත වේලාවට තොරතුරු හුවමාරු කරගැනීමට හැකි වන අතර, සමස්ත හමුවීම් වෙන් කිරීමේ අත්දැකීම (Booking Experience) වඩාත් පහසු හා කාර්යක්ෂම කරයි.
Google Bookings ටැබය මඟින් හමුවීම් සැලසුම් කිරීමේ ක්‍රියාවලිය Google Reserve සමඟ ඒකාබද්ධ (Integrate) කළ හැකිය. එමඟින් පාරිභෝගිකයන්ට Google සේවාවන් හරහා සෘජුවම හමුවීම් වෙන් කරගැනීමට අවස්ථාව ලැබේ.
Synchronize with Google Reserve විකල්පය ක්ලික් කිරීමෙන්, අදාළ හමුවීම් වර්ගය (Appointment Type) ඔබගේ Google Merchant ගිණුම සමඟ සම්බන්ධ කළ හැකිය. එමඟින් ඔබට ලබාගත හැකි වේලා පරාසයන් (Available Time Slots) Google Search සහ Google Maps හරහා පාරිභෝගිකයන්ට දැකගත හැකි වේ.
මෙම ඒකාබද්ධ කිරීම මඟින් පාරිභෝගිකයන්ට ඔබගේ වෙබ් අඩවියට පිවිසීමකින් තොරව ඔබගේ සේවාවන් සොයාගෙන හමුවීම් වෙන් කරගැනීමට හැකි වන බැවින්, ඔබගේ සේවාවන් වැඩි පිරිසක් අතර ප්‍රචලිත කිරීමට (Expand Your Reach) උපකාරී වේ.
සම්බන්ධතාවය (Connection) සාර්ථකව ස්ථාපිත කළ පසු, Odoo මඟින් ලබාගත හැකි වේලා පරාසයන් ස්වයංක්‍රීයව සමමුහුර්ත (Synchronize) කරනු ලබයි. එමඟින් Google හරහා සිදුකරන හමුවීම් වෙන් කිරීම් දින දර්ශනය (Calendar) තුළ තත්‍ය කාලීනව (Real Time) යාවත්කාලීන වේ.
Options ටැබය මඟින් හමුවීම් (Appointments) ප්‍රකාශයට පත් කරන ආකාරය (Publishing), සැලසුම් කරන ආකාරය (Scheduling) සහ ක්‍රියාවලිය කළමනාකරණය කරන ආකාරය (Processing) වැඩිදුරටත් සකස් කළ හැකිය.
මෙම කොටස තුළින්, අදාළ හමුවීම් වර්ගය Website මත ලබාගත හැකිද යන්න පාලනය කළ හැකිය. එම විකල්පය සක්‍රිය කිරීමෙන් බාහිර පරිශීලකයන්ට (External Users) වෙබ් අඩවිය හරහා සෘජුවම හමුවීම් වෙන් කරගැනීමට අවස්ථාව ලැබේ.
එසේම, හමුවීම් සැලසුම් කිරීම සඳහා භාවිත කළ යුතු Timezone එක ද මෙහිදී තීරණය කළ හැකිය. පෙරනිමියෙන් (By Default), පද්ධතියේ සැකසුම් (System Configuration) අනුව කාල කලාපය තෝරාගනු ලබන නමුත් අවශ්‍යතාව අනුව එය වෙනස් කළ හැකිය.
Allow Invitations විකල්පය සක්‍රිය කිරීමෙන්, හමුවීමක් වෙන් කරගත් පසු එහි සහභාගී වන පුද්ගලයන්ට (Participants) එම වෙන් කිරීමේ සබැඳිය (Booking Link) වෙනත් පුද්ගලයන් සමඟ බෙදාගැනීමට අවස්ථාව ලබා දිය හැකිය.
Auto Confirm විකල්පය මඟින් ලබාගත හැකි ධාරිතාව (Available Capacity) අනුව හමුවීම් ස්වයංක්‍රීයව තහවුරු (Automatically Confirm) කිරීම තීරණය කරයි. මෙය සක්‍රිය කිරීමෙන් සෑම වෙන් කිරීමක්ම අතින් පරීක්ෂා කර තහවුරු කිරීමේ අවශ්‍යතාව අඩු වේ.
Display Pictures විකල්පය සක්‍රිය කළ විට, හමුවීම් සඳහා පවරා ඇති පරිශීලකයන්ගේ (Assigned Users) පැතිකඩ ඡායාරූප (Profile Pictures) වෙන් කිරීමේ පිටුවේ පෙන්වනු ලබයි. එමඟින් පාරිභෝගිකයන්ට වඩාත් පෞද්ගලික වූ වෙන් කිරීමේ අත්දැකීමක් (Personalized Booking Experience) ලබා දිය හැකිය.
හමුවීමක් විකුණුම් ක්‍රියාකාරකම් (Sales Activities) සමඟ සම්බන්ධ වී ඇත්නම්, Create Opportunity විකල්පය සක්‍රිය කිරීමෙන් හමුවීමක් තහවුරු වූ සෑම අවස්ථාවකදීම CRM තුළ නව අවස්ථාවක් (Opportunity) ස්වයංක්‍රීයව නිර්මාණය වේ.
Up-front Payment විකල්පය මඟින් හමුවීමක් අවසන් වශයෙන් තහවුරු කිරීමට පෙර ගෙවීමක් සිදු කිරීම අනිවාර්ය කළ හැකිය. මේ සඳහා සහාය දක්වන ගෙවීම් ක්‍රම (Payment Methods) Odoo හි ගෙවීම් සැකසුම් (Payment Settings) හරහා වින්‍යාසගත කළ හැකිය.
කාලසටහන් සැකසීම (Scheduling) සම්බන්ධයෙන්, හමුවීම් සඳහා Weekly හෝ Flexible කාලසටහනක් තෝරාගත හැකිය.
Allow Bookings: හමුවීම් කොපමණ කාලයකට පෙර වෙන් කරගත හැකිද යන්න තීරණය කරන අතර, හමුවීම ආරම්භ වීමට පෙර අවම දැනුම්දීමේ කාලයක් (Minimum Notice Period) ද නියම කරයි.
Create Slot Every: කුමන කාල පරතරයකින් (Time Interval) නව වේලා පරාසයන් (Time Slots) නිර්මාණය විය යුතුද යන්න තීරණය කරයි. එමඟින් හමුවීම් සඳහා ස්ථාවර කාල පරතරයන් පවත්වාගත හැකිය.
Cancellation Deadline: හමුවීමක් අවලංගු කළ හැකි අවසන් කාල සීමාව (Cancellation Deadline) නියම කළ හැකිය.
Timezone: අභ්‍යන්තර පරිශීලකයන්ට (Internal Users) සහ හමුවීම් වෙන් කරගන්නා බාහිර පුද්ගලයන්ට (Visitors) නිවැරදි වේලාවන් දර්ශනය වන බව සහතික කරයි.
Employee Schedule: මෙම විකල්පය සක්‍රිය කිරීමෙන් හමුවීම් සඳහා ලබාගත හැකි වේලා පරාසයන්, ඒ සඳහා පවරා ඇති සේවකයන්ගේ වැඩ කරන වේලාවන්ට (Working Hours) අනුව සකස් වේ.
Odoo 19 හි, Google Calendar සහ Outlook Calendar වැනි බාහිර සේවාවන් (External Services) සමඟ දින දර්ශනය සමමුහුර්ත කිරීම (Calendar Synchronization) මඟින් විවිධ වේදිකා (Platforms) අතර කාලසටහන් එකිනෙකට ගැළපෙන පරිදි පවත්වාගත හැකිය.
මෙම ඒකාබද්ධ කිරීම (Integration) සක්‍රිය කිරීම සඳහා, පළමුව Calendar මොඩියුලය විවෘත කර Configuration වෙත ගොස් Settings තෝරන්න. මෙම කොටස තුළ අදාළ Google හෝ Microsoft සංවර්ධක ගිණුමෙන් (Developer Account) ලබාගන්නා Client ID සහ Client Secret ඇතුළත් කළ හැකිය.
මෙම තොරතුරු ඇතුළත් කර Save කළ පසු, Odoo සහ බාහිර දින දර්ශන සේවාව අතර සම්බන්ධතාවය ස්ථාපිත කිරීම සඳහා Connect ක්ලික් කරන්න.
සම්බන්ධතාවය සාර්ථකව ස්ථාපිත වූ පසු, සිදුවීම් (Events) ස්වයංක්‍රීයව සමමුහුර්ත වේ. එමඟින් සියලුම පද්ධති අතර තොරතුරුවල අනුකූලතාව (Consistency) පවත්වාගත හැකිය.
සමමුහුර්ත කිරීම තාවකාලිකව නතර කිරීමට අවශ්‍ය නම්, Pause Synchronization විකල්පය සක්‍රිය කළ හැකිය. එමඟින් පවතින ඒකාබද්ධ කිරීම (Integration) සම්පූර්ණයෙන් විසන්ධි (Disconnect) නොකර යාවත්කාලීන කිරීම් (Updates) තාවකාලිකව නතර කළ හැකිය.
බාහිර දින දර්ශන සේවාව (External Calendar Service) සමඟ සම්බන්ධතාවය ස්ථාපිත කළ පසු, එම බාහිර දින දර්ශනය තුළ නිර්මාණය කරන සිදුවීම් (Events) ස්වයංක්‍රීයව Odoo සමඟ සමමුහුර්ත වේ. එසේම, Odoo තුළ සැලසුම් කරන රැස්වීම් ද සම්බන්ධ කර ඇති තෙවන පාර්ශ්ව දින දර්ශනය (Third-party Calendar) තුළ දර්ශනය වේ. මෙම දෙපසටම සිදුවන සමමුහුර්ත කිරීම (Two-way Synchronization) මඟින් සියලුම දින දර්ශන යාවත්කාලීනව පවත්වාගත හැකි අතර, විවිධ වේදිකා (Platforms) අතර නිවැරදි සහ එකිනෙකට ගැළපෙන කාලසටහන් පවත්වා ගැනීමට උපකාරී වේ.
Odoo 19 Calendar මොඩියුලය භාවිතයෙන් රැස්වීම් සංවිධානය කිරීම සහ කළමනාකරණය කිරීම වඩාත් කාර්යක්ෂම හා ක්‍රමවත් කරගත හැකිය. එහි පහසුවෙන් භාවිත කළ හැකි අතුරු මුහුණත (Intuitive Interface), ශක්තිමත් කාලසටහන් සැකසීමේ පහසුකම් (Scheduling Features) සහ අනෙකුත් Odoo යෙදුම් සමඟ ඇති පහසු ඒකාබද්ධතාවය (Integration) මඟින් කණ්ඩායම් සහයෝගීතාව (Collaboration) වැඩිදියුණු කිරීමට, කාල කළමනාකරණය (Time Management) වඩාත් ඵලදායී කිරීමට සහ සමස්ත ඵලදායිතාව (Overall Productivity) ඉහළ නැංවීමට උපකාරී වේ.