ව්යාපාරයක් සාර්ථකව පවත්වාගෙන යාම සඳහා ඔබට එකවර බොහෝ ක්රියාකාරකම් සම්බන්ධීකරණය කිරීමට සිදු වේ. සම්බන්ධතා කළමනාකරණය (Contact Management) එවැනි එක් ක්රියාවලියකි. ඔබගේ ගනුදෙනුකරුවන්, සැපයුම්කරුවන්, හවුල්කරුවන්, උප කොන්ත්රාත්කරුවන් සහ අනෙකුත් ව්යාපාරික සබඳතා සමඟ ඇති සම්බන්ධතා වාර්තා නඩත්තු කිරීම ඉතා කාලය ගන්නා කාර්යයකි. එවැනි අවස්ථාවලදී ඔබට Contact Management මෘදුකාංගයක උපකාරය ලබා ගත හැක.
Odoo 19 ERP විසඳුමේ Contacts module එක භාවිතා කිරීමෙන් ඔබට ඔබගේ සියලුම සම්බන්ධතා එක් ස්ථානයක සමමුහුර්ත (sync) කර ගත හැක. මෙම module එක ව්යාපාර කළමනාකරණයට ඉතා වැදගත් වන ඔබගේ සම්බන්ධතා කළමනාකරණය කරයි.
Contacts module එක Odoo හි ප්රධාන dashboard එක හරහා ප්රවේශ විය හැක.
Odoo 19 තුළ පහත දැක්වෙන උපදෙස් පෙන්වන නව window එකක් විවෘත වේ.
මෙය Contact dashboard එකේ Kanban view එකයි. ඔබගේ system එකේ save කර ඇති contacts වල කුඩා preview එකක් (glimpse) මෙහි පෙන්වනු ඇත, screenshot එකේ පෙන්වන ආකාරයට.
සෑම contact profile එකකම ඔවුන්ගේ මූලික තොරතුරු වලට අමතරව contact එකේ photo එකද ඔබට දැකගත හැක.
එක් එක් tab එක තුළ Opportunities, Planned Activities, Sales Orders, Shopping Carts සහ Purchases වල ප්රමාණය පෙන්වන කුඩා icons ද ඔබට දැකගත හැක. තෝරාගත් contact එකක් සමඟ activity එකක් schedule කිරීමට ඔබට කුඩා clock icon එක click කළ හැක.
Contact dashboard එකේ list view එක තුළ Name, Phone, Email, Salesperson, Activities, City, Country සහ Company යන තොරතුරු සියල්ලම පෙන්වනු ලැබේ.
Individuals, Companies, Customer Invoices, Vendor Bills, Subcontractors, සහ Archived යන filters, Filters menu එක තුළ ලබා ගත හැක.
Group By option එක භාවිතා කර, Salesperson, Company සහ Country අනුව contacts වෙන් කර groups ලෙස සංවිධානය කළ හැක.
Module එකට නව contact එකක් එකතු කිරීමට, දැන් “New” button එක click කරන්න.
ඔබ “New” button එක click කළ විට, පහත screenshot එකේ පෙන්වන ආකාරයට නව form view එකක් දිස්වනු ඇත.
ලබා දී ඇති field එකේ, නව contact එකේ Name එක සඳහන් කළ හැක. Contact එක Odoo 19 තුළ ඇතුළත් කරන ආකාරය ඔබට පෙර සිටම තෝරාගත හැක. ලබා දී ඇති field එකෙන් සුදුසු option එක තෝරා, එය Individual හෝ Company ලෙස save කළ හැක.
ඊට පසු, Contact හි address, Tax ID (Tax Identification Number), phone number, mobile number, email address, website, language සහ tags යන boxes වලට අදාල තොරතුරු පිරවිය හැක.
මෙම Contact එකට සම්බන්ධ අනෙකුත් Contacts & Addresses එකතු කිරීමට “Add” button එක භාවිතා කළ හැක. එය click කිරීමෙන් පහත පෙන්වන ආකාරයට pop-up window එකක් දිස්වනු ඇත.
මෙම pop-up window එක භාවිතා කර, current contact එකට සම්බන්ධ Contact, Invoice Address, Delivery Address, Private Address, Other Address හෝ Follow-Up Address එකක් එකතු කළ හැක.
මෙහිදී ලබා දී ඇති fields වල Contact name, address, email, phone number සහ mobile number යන තොරතුරු ඇතුළත් කළ හැක.
ඉන්පසු menu එකෙන් “Save & Close” option එක select කරන්න.
Sales & Purchases පිටුව තුළ, contact එකට සම්බන්ධ sales processes කළමනාකරණය කිරීමට Salesperson එකක් assign කළ හැක.
මෙහිදී ඔබ සඳහන් කරන Payment Terms අනුව, default payment terms වෙනුවට contact එකෙන් ලැබෙන sales orders සහ invoices සඳහා එම terms භාවිතා වේ.
Contact එකට sales කිරීමට Price List එකක්ද අදාල field එකට ඇතුළත් කළ හැක.
Avalara Partner Code සහ Avalara Exemption යන දෑ, මෙම partner සඳහා Avalara තුළ set කර ඇති customer code එකට සම්බන්ධව පෙන්වයි. Avalara gateway එක හරහා මෙම code එක cross-reference කිරීමට භාවිතා වේ.
Delivery Method section එක මඟින්, මෙම contact එකේ sales orders සඳහා භාවිතා කරන delivery method එක නිර්ණය කළ හැක.
මෙම Purchase section තුළ, මෙම contact එකට payments කිරීමට භාවිතා කරන desired Payment Method එක, Supplier Currency, 1099 Box (මෙම contact එකේ journal items තෝරාගත් 1099 report box එකට එකතු වේ), සහ purchases සහ vendor bills සඳහා භාවිතා වන Payment Terms යන fields පිරවිය හැක.
Receipt reminder එක enable කිරීමෙන්, බලාපොරොත්තු වූ receipt date එකට පෙර contact එකට email එකක් යවනු ලැබේ. එම email මඟින් නිශ්චිත time එක confirm කරන ලෙස ඉල්ලා සිටියි.
Point of Sale (POS) area තුළ මෙම contact එක හඳුනාගැනීමට Barcode එකක් set කළ හැක.
Fiscal Information section එකේදී, ඔබගේ fiscal position එක ඇතුළත් කළ යුතුය.
Miscellaneous section එක තුළ Company ID, Reference, Company, Website, Website Tags, Industry සහ SLA Policies සඳහා අදාල fields වල තොරතුරු පිරවිය හැක.
Accounting tab එක තුළ, contact එකේ accounting procedures සඳහා අවශ්ය තොරතුරු සඳහන් කළ හැක.
“Add a Line” option එක click කිරීමෙන් Bank සහ Account Number යන details ඇතුළත් කළ හැක.
Account Receivable සහ Account Payable fields භාවිතා කර, පිළිවෙළින් ලැබිය යුතු ගෙවීම් (receivable) සහ ගෙවිය යුතු ගෙවීම් (payable) accounts සඳහන් කළ හැක.
මෙම contact එක vendor bills සඳහා OCR numbers භාවිතා කරන්නේ නම්, “Check Vendor OCR” option එක enable කළ හැක.
ඊට අමතරව, vendor bills සඳහා Default Vendor Payment Reference එකක්ද මෙහිදී define කළ හැක.
Internal Notes section එක තුළ, contact එකට සම්බන්ධ අමතර සටහන් (further notes) ඇතුළත් කළ හැක.
Partner Assignment tab එක යටතේ Partner Activation සහ Partner Review සම්බන්ධ තොරතුරු එකතු කළ හැක.
අදාළ fields වල Partner Level, Commission Plan, Activation, Level Weight, Most Recent Partner Review, Most Upcoming Partner Review සහ Partnership Date යන තොරතුරු ඇතුළත් කළ හැක.
අවසන් ලෙස, contact එකේ geolocation එක නියමිත space එකේ set කළ හැක.
Contact එකේ form view එකෙන් smart buttons කිහිපයකට access ලබාගත හැක, ඉහත screenshot එකේ පෙන්වන ආකාරයට.
මෙම smart buttons භාවිතා කර scheduled meetings, opportunities, sales, PoS orders, subscriptions, purchases, deliveries, invoiced amount, vendor bills, partner ledger, documents සහ direct debit mandates වැනි තොරතුරු view කළ හැක.
මෙම module එක තුළ ලබා දී ඇති instructions අනුගමනය කරමින් ඔබට ඉක්මනින් නව contact එකක්ද create කළ හැක.
Configuration
Contact module එකේ Configuration menu තුළ module එකේ functionality වැඩිදියුණු කිරීමට භාවිතා කළ හැකි විකල්ප කිහිපයක් ඇත. මෙහිදී, Contact module එක තුළ ඒවා ක්රියාකරන ආකාරය සහ එක් එක් option එක ගැන අපි විස්තර කරමු.
Contact Tags
Configuration menu එක භාවිතා කර contacts සඳහා tags පහසුවෙන් set කළ හැක. Configuration menu එකේ Contact Tags option එක click කිරීමෙන්, කලින් set කර ඇති contact tags පෙන්වන window එකකට ඔබට පිවිසිය හැක.
මෙහිදී Display Name සහ Colour යන තොරතුරු පෙන්වනු ලැබේ.
නව tag එකක් සාදීමට “New” button එක click කරන්න. එවිට පහත image එකේ පෙන්වන ආකාරයට නව form එකක් දිස්වනු ඇත. එහිදී, අදාළ field එකේ නව tag එකේ name එක ඇතුළත් කළ හැක.
ඉක්මන් හඳුනාගැනීම සඳහා tag color එකක් තෝරන්න, පසුව අදාළ fields තුළ Parent Category එක ඇතුළත් කරන්න.
නව tag එක active කිරීමට “Active” field එක enable කරන්න.
Website Tags
Contact Tags වලදී කළ ආකාරයටම, tracking සහ analysis සඳහා contacts වර්ගීකරණය කිරීමට Website Tags configure කළ හැක. මෙම option එක Configuration menu එක තුළ ලබා ගත හැක.
Website Tags window එක තුළ කලින් නිර්මාණය කර ඇති website tags පෙන්වනු ලැබේ. එසේ නොමැති නම්, “New” button එක භාවිතා කර නව tags එකතු කළ හැක.
මෙම window එක තුළ නව line එකක් එකතු වන අතර, එහි Category Name එක ඇතුළත් කළ හැක.
Drop-down menu එකෙන් Default, Primary, Success, Warning සහ Danger යන options අතරින් Class එක තෝරාගත හැක.
සුදුසු Class එක තෝරාගත් පසු “Save” button එක click කරන්න.
Contact Title
Configuration menu එකට ගොස් Contact Title option එක භාවිතා කර, කලින් set කර ඇති contact titles configure කළ හැක.
නව Contact Title එකක් සාදීමට “New” option එක select කරන්න.
අදාළ field එකේ title එකේ abbreviation එක type කරන්න, පසුව “Save” button එක click කරන්න.
Industries
Contact module එකේ නව contact එකක් setup කරන විට, සමහර අවස්ථාවලදී industries සඳහන් කිරීමට ඔබෙන් ඉල්ලා සිටිය හැක. එවැනි අවස්ථාවලදී, Configuration menu එකෙන් Industries configure කිරීම මඟින් නව contacts එකතු කරන විට ඒවා පහසුවෙන් තෝරාගැනීමට හැකියාව ලැබේ.
මෙම window එක තුළ කලින් configure කර ඇති industries ලැයිස්තුවක් පෙන්වනු ලැබේ.
නව industries එකතු කිරීමට “New” button එක click කරන්න.
ලැයිස්තුවට පහළින් නව line එකක් දිස්වනු ඇත. එහි Industry එකේ Name සහ Full Name යන තොරතුරු නිර්වචනය කළ හැක.
Localization
Configuration menu එකේ Localization tab එක තුළ, කලින් configure කර ඇති Countries, Fed. States සහ Country Groups බලන්න සඳහා options ලබා ගත හැක.
Countries
Countries ලැයිස්තුව තුළ පහත තොරතුරු ඇතුළත් වේ: Intrastat Member, Use on eBay, Country Name, Country Code, Customs Name, Customs Code සහ Customs Abbreviations.
Fed. States
Fed. States ලැයිස්තුව තුළ State Name, State Code සහ Country යන තොරතුරු පෙන්වනු ලැබේ.
මෙම ලැයිස්තුව පුළුල් කිරීමට “New” button එක භාවිතා කර නව state එකක් එකතු කළ හැක.
Country Groups
Contact module එකේ අදාළ menu එක තුළ Country Groups වල නම් පෙන්වනු ලැබේ.
මෙම ලැයිස්තුවට තවත් country group එකක් එකතු කිරීමට “New” button එක click කරන්න.
