ඕනෑම ආයතනයක සාර්ථකත්වය සඳහා කාර්යක්ෂම සම්බන්ධීකරණය සහ කාලය ඵලදායී ලෙස භාවිතා කිරීම ඉතා වැදගත් වේ. Odoo 19 Enterprise තුළ, Calendar module එක අභ්යන්තර සහ බාහිර සියලුම සිදුවීම් (events) සංවිධානය කිරීම සහ කළමනාකරණය කිරීම සඳහා මධ්යගත වේදිකාවක් ලෙස ක්රියා කරයි. මෙය භාවිතා කරමින් පරිශීලකයන්ට පහසුවෙන් meetings සැලසුම් කිරීමට, ක්රියාකාරකම් නිරීක්ෂණය කිරීමට සහ කණ්ඩායම් අතර සහයෝගයෙන් වැඩ කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
Calendar module එක CRM, Projects සහ Appointments වැනි අනෙකුත් Odoo applications සමඟ සම්පූර්ණයෙන්ම ඒකාබද්ධ වේ. එමඟින් client interactions, team meetings, performance evaluations සහ project follow-ups වැනි සියලුම සිදුවීම් එකම unified system එකක් තුළ සංවිධානය කර නිරීක්ෂණය කළ හැක.
Calendar module එකට පිවිසෙන විට, පරිශීලකයන්ට ඉදිරියේ ඇති meetings සහ scheduled events පිළිබඳ පැහැදිලි දර්ශනයක් ලබා දෙන intuitive dashboard එකක් පෙනේ. මෙය සැලසුම් කිරීම සහ සම්බන්ධීකරණය තවත් පහසු සහ ක්රමවත් කරයි.
අතුරුමුහුණතේ ඉහළ කොටසේ, පරිශීලකයන්ට Day, Week, Month සහ Year views අතර මාරු විය හැක. මෙය ඔවුන්ගේ සැලසුම් අවශ්යතාවයට ගැලපෙන ආකාරයට කැලෙන්ඩරය පෙන්වීමට උපකාරී වේ.
එමෙන්ම, Show Weekends විකල්පයද ලබා ගත හැකි අතර, එමඟින් පරිශීලකයන්ට තම අවශ්යතාවය අනුව සති අන්ත (weekends) ඇතුළත් කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
ඔබට කැලෙන්ඩර් header එකේ දෙපස ඇති arrow icons භාවිතා කරමින් විවිධ දිනයන් අතර පහසුවෙන් සංචලනය විය හැක. වත්මන් දිනයට (current date) ඉක්මනින්ම නැවත යාමට, Today බොත්තම තෝරන්න.
සියලුම scheduled meetings කැලෙන්ඩර් තුළ color-coded blocks ලෙස පෙන්වයි.
meeting එකක් තෝරාගත් විට, එහි විස්තර පෙන්වන කෙටි overview window එකක් විවෘත වේ. එමෙන්ම, හිස් time slot එකක් හෝ දිනයක් මත ක්ලික් කිරීමෙන් නව meeting එකක් ඉක්මනින්ම සැලසුම් කළ හැක.
1. නව Meeting එකක් නිර්මාණය කිරීම (Creating a New Meeting)
Meeting එකක් නිර්මාණය කිරීමට, කැලෙන්ඩර් view එක තුළ ඔබ කැමති දිනයක් හෝ time slot එකක් මත ක්ලික් කරන්න. එවිට New Event pop-up window එක විවෘත වේ.
මෙහිදී, ඔබට මුලින්ම event එක සඳහා අර්ථවත් title එකක් ඇතුළත් කළ හැක. අනතුරුව, start date සහ end date නිර්වචනය කළ හැකි අතර, event එක සම්පූර්ණ දවසම පවතිනවා නම් All Day option එක සක්රීය කළ හැක.
සහභාගීවන්නන් (Participants) පද්ධතිය තුළ ඇති users තෝරාගෙන සෘජුවම එක් කළ හැකි අතර, එමඟින් අභ්යන්තර සහභාගීවන්නන්ට ආරාධනා කිරීම පහසු වේ. මෙම form එක මඟින් meeting එකේ ස්ථානය (location) නිර්වචනය කිරීමට හෝ virtual sessions සඳහා online meeting link එකක් එක් කිරීමටද හැකියාව ලබා දේ.
අමතරව, visibility settings මඟින් meeting එක Public, Private හෝ Internal users ලෙස කාටද පෙනිය යුතුද යන්න තීරණය කළ හැක. අවශ්ය පරිදි notes ද ඇතුළත් කළ හැක.
සියලුම විස්තර ඇතුළත් කළ පසු, event එක schedule කිරීමට Save බොත්තම ක්ලික් කරන්න. නැතහොත්, advanced settings වෙත පිවිසීමට More Options තෝරා ගත හැක.
More Options භාවිතයෙන් Meeting එකක් සවිස්තරාත්මකව නිර්මාණය කිරීම
More Options මත ක්ලික් කළ විට, පද්ධතිය තුළ සියලුම meeting විස්තර එක් තැනකින් කළමනාකරණය කළ හැකි සම්පූර්ණ event form එකක් විවෘත වේ.
මුලින්ම, meeting එකේ අරමුණ පැහැදිලි කරන Meeting Subject එක ඇතුළත් කළ යුතුය. ඊළඟට, Start Date සහ End Date සකස් කළ හැක. Meeting එක සම්පූර්ණ දවස පුරා පැවැත්වෙන්නේ නම්, All Day toggle එක සක්රීය කර කාල සීමා නොදක්වා දිනයම block කළ හැක.
Status field එක මඟින් ඔබේ availability (උදාහරණ ලෙස Busy) පෙන්වයි, එමඟින් අනෙක් අයට ඔබේ කාලසටහන පිළිබඳ අවබෝධයක් ලබා ගත හැක. එමෙන්ම, meeting එක පැවැත්වෙන Location එක දක්විය හැක—ඇතුළත ස්ථානයක් හෝ online session එකක් ලෙස.
Virtual meetings සඳහා, Odoo 19 මඟින් Video Link එකක් එක් කිරීමට හෝ ස්වයංක්රීයව ජනනය කිරීමට හැකියාව ලබා දේ. මෙය සහභාගීවන්නන්ට දුරස්ථව සම්බන්ධ වීමට පහසු කරයි.
Attendees සෘජුවම පද්ධතියෙන් එක් කළ හැකි අතර, ඔවුන්ගේ participation status එක තත්ය කාලීනව පෙන්වයි. මෙතැනින්ම සහභාගීවන්නන්ට දැනුම් දීමට email හෝ SMS invitations යැවිය හැක.
අමතර විස්තර සඳහා Notes tab එක භාවිතා කළ හැකි අතර, එහි agenda, discussion topics හෝ වැදගත් උපදෙස් ඇතුළත් කළ හැක.
Options tab එක meeting කළමනාකරණය වඩාත් ක්රමවත් කරයි. මෙහි Organizer field එක මඟින් meeting එක සඳහා වගකිව යුතු පුද්ගලයා පෙන්වයි. සාමාන්යයෙන් එය event එක නිර්මාණය කරන පුද්ගලයා වුවද, අවශ්ය නම් වෙනස් කළ හැක.
ඔබට meeting එකට Tags පවරා එය වර්ගීකරණය කර පසුව පහසුවෙන් හඳුනාගත හැකි ලෙස සකස් කළ හැක. මෙම tags මඟින් internal discussions, client calls, review sessions වැනි සමාන සිදුවීම් එකට group කිරීමට උපකාරී වේ.
Calendar Description field එක මඟින් meeting එක පිළිබඳ සවිස්තරාත්මක තොරතුරු ඇතුළත් කළ හැක. මෙයට agenda, objectives, preparation notes හෝ සහභාගීවන්නන් කලින් සලකා බැලිය යුතු උපදෙස් ඇතුළත් කළ හැක.
tab එකේ දකුණු පැත්තේ ඇති Reminders විකල්පය මඟින් meeting එක ආරම්භ වීමට පෙර සහභාගීවන්නන්ට දැනුම්දීම් (notifications) යැවීමට සැකසිය හැක.
එමෙන්ම, Recurrent toggle එක සක්රීය කිරීමෙන් නැවත නැවත සිදුවන meetings සැලසුම් කළ හැක. එය සක්රීය කළ විට අමතර fields පෙන්වයි:
Repeat – recurrence එකේ වාර ගණන තෝරාගැනීම
Repeat on – නිශ්චිත දින තෝරාගැනීම
Until – recurrence එක අවසන් වන දිනය නියම කිරීම
Time Zone – විවිධ ප්රදේශ අතර නිවැරදි කාලසටහන සහතික කිරීම
මෙම සියලුම විකල්පයන් මඟින් සැලසුම් කිරීමේ නිරවද්යතාවය වැඩිදියුණු කර, සන්නිවේදනය වඩාත් ක්රමවත් කරමින්, Odoo 19 තුළ meetings පහසුවෙන් කළමනාකරණය කිරීමට උපකාරී වේ.
Odoo 19 Calendar module එකේදී, ආරාධනා කරන ලද සියලුම සහභාගීවන්නන් meeting එකේ Attendees කොටසේ ලැයිස්තුගත කර ඇත. මෙහිදී ඔවුන්ගේ availability එක කැලෙන්ඩර් එක තුළ සෘජුවම දැකගත හැකි බැවින්, එකිනෙකට ගැටෙන කාලසටහන් සහ conflict ඇතිවීම පහසුවෙන් වළක්වා ගත හැක.
අමතර සහභාගීවන්නන් එක් කිරීමට, attendees ලැයිස්තුව අසල ඇති plus (+) icon එක මත ක්ලික් කර, අතිරේක users තෝරාගන්න.
Odoo 19 තුළ, වඩාත් උසස් attendee කළමනාකරණය Invitations section එක මඟින් සිදු කළ හැක. මෙහිදී ඔබට සහභාගීවන්නන් එක් කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට, ඔවුන්ගේ email addresses හෝ phone numbers වැනි contact details කළමනාකරණය කිරීමට, සහ ඔවුන්ගේ response status (invitation එක පිළිගෙන ඇතිද, ප්රතික්ෂේප කර ඇතිද, නැතහොත් තවම pending ද) නිරීක්ෂණය කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
Odoo 19 හි තවත් පහසු විශේෂාංගයක් වන්නේ Share Interviews Availabilities වන අතර, එය Calendar module එකේ main dashboard එකෙන් සෘජුවම ප්රවේශ විය හැක. මෙම විකල්පය මඟින් meeting එකක් සම්බන්ධීකරණය කිරීමේදී ඔබට විවිධ ලබා ගත හැකි time slots යෝජනා කිරීමට හැකියාව ලැබේ. මෙය විශේෂයෙන් external clients හෝ partners සමඟ වැඩ කරන විට ඉතා ප්රයෝජනවත් වේ.
Day view එක භාවිතා කරමින්, ඔබට කැලෙන්ඩරය මත click කර drag කිරීමෙන් ඔබගේ ලබා ගත හැකි කාල පරාසයන් සලකුණු කළ හැක. තෝරාගත් ඕනෑම time slot එකක් පහසුවෙන් සංස්කරණය කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට, අදාල time block එකේ ඇති delete icon එක මත ක්ලික් කළ හැක.
ඔබගේ available time slots තෝරාගත් පසු, Configure බොත්තම මත ක්ලික් කිරීමෙන් අදාල appointment settings විවෘත වේ.
මෙහිදී ඔබට schedule එක වඩාත් සවිස්තරාත්මකව fine-tune කරගත හැකි අතර, meeting එකට අදාළ අමතර preferences ද සකස් කළ හැක.
ඉහළින් ඇති form එකේදී, ඔබට Appointment Title එක නිර්වචනය කළ හැක. මෙය meeting එකේ අරමුණ (purpose) පෙන්වයි, උදාහරණ ලෙස interviews, consultations හෝ support sessions වැනි දේ.
Duration field එක මඟින් එක් එක් appointment slot එක කොපමණ කාලයක් පවතිනවාද යන්න නියම කරයි. උදාහරණයක් ලෙස, විනාඩි 30ක් ලෙස සකස් කළහොත් සෑම booking session එකක්ම එම කාල සීමාව අනුව පවත්වාගෙන යයි.
Invitation links සකස් කර බාහිරව (externally) share කළ හැකි අතර, එමඟින් සහභාගීවන්නන්ට secure link එකක් හරහා සෘජුවම appointments book කිරීමට හැකියාව ලැබේ. එමෙන්ම appointment එකේ Location එකද නිර්වචනය කළ හැක—in-person meeting එකක් හෝ Online Meeting එකක් ලෙස. Virtual interactions සඳහා Video Link එකක් (උදා: Odoo Discuss) ද එක් කළ හැක.
Book section එක තුළ, appointments Users හරහාද නැතහොත් Resources හරහාද schedule කළ යුතුද යන්න තෝරාගත හැක. එම තේරීම අනුව අදාල users හෝ resources assign කර booking සඳහා ලබා දේ. Assignment option එක මඟින් bookings කළමනාකරණය කරන ආකාරය තීරණය වේ—appointments system එක මඟින් ස්වයංක්රීයව assign කළ හැකි අතර හෝ visitor විසින් manually තෝරාගත හැක.
Manage Capacities විකල්පය මඟින් එක් user කෙනෙකුට එකවර කොපමණ appointments තිබිය හැකිද යන්න පාලනය කළ හැක. මෙය වැඩි demand ඇති sessions හෝ workload distribution කළමනාකරණය සඳහා ඉතා ප්රයෝජනවත් වේ.
Availabilities tab එක තුළ appointments book කළ හැකි කාලසීමා සකස් කරයි. මෙහිදී නිශ්චිත දින සහ කාල පරාසයන් නිර්වචනය කළ හැක. එක් දිනයකට බහු availability slots එක් කළ හැකි බැවින් උදෑසන සහ දහවල් වැනි flexible scheduling පහසු වේ. මෙය bookings නිවැරදි වැඩ කරන වේලාවන් සමඟ ගැලපීමට උපකාරී වේ.
Questions tab එක මඟින් booking ක්රියාවලියේදී සහභාගීවන්නන්ගෙන් අවශ්ය තොරතුරු ලබා ගැනීමට පහසු වේ. Add a line මත ක්ලික් කර නව question එකක් එක් කළ හැක. එහිදී Question Type තෝරා, Placeholder Answer එකක් දක්වා, අවශ්ය නම් Required ලෙස සලකුණු කළ හැක. මෙය appointment එක confirm කිරීමට පෙර අවශ්ය සියලු තොරතුරු එකතු කර ගැනීමට උපකාරී වේ. වඩා සංකීර්ණ questionnaires සඳහා Odoo Survey application එක භාවිතා කළ හැක.
Communication Tab (සන්නිවේදන ටැබ්)
Communication tab එක මඟින් appointment එකේ සම්පූර්ණ lifecycle එක පුරාම සහභාගීවන්නන් සමඟ තොරතුරු හුවමාරු කරන ආකාරය කළමනාකරණය කළ හැක.
Introduction Page කොටස තුළ, booking එක confirm වීමට පෙර පෙන්වන කෙටි පණිවිඩයක් එක් කළ හැක. මෙය meeting එකේ අරමුණ හෝ සහභාගීවන්නන් කලින් සූදානම් විය යුතු දේවල් පැහැදිලි කිරීමට උපකාරී වේ.
Confirmation Page කොටස මඟින් appointment එක සාර්ථකව book වූ පසු පෙන්වන පණිවිඩය නිර්වචනය කළ හැක. උදාහරණයක් ලෙස thank-you note එකක් හෝ ඉදිරි පියවර (next steps) මෙහි සඳහන් කළ හැක.
දකුණු පැත්තේ ඇති Emails & SMS කොටස යටතේ automated notifications සකස් කළ හැක. මෙහි Reminders field එක මඟින් appointment එක ආරම්භ වීමට පෙර email සහ SMS alerts යැවීම schedule කළ හැක.
එමෙන්ම, ඔබට Booking Email සඳහා භාවිතා වන template එක තෝරාගත හැක. මෙය appointment එක confirm වන විට ස්වයංක්රීයව යවනු ලැබේ. appointment එක cancel වුවහොත් යැවෙන Cancellation Email සඳහාද template එකක් තෝරාගත හැක.
මෙම සැකසුම් මඟින් පැහැදිලි සහ කාලෝචිත සන්නිවේදනයක් සහතික කරමින් booking අත්දැකීම වඩාත් කාර්යක්ෂම කරයි.
Google Bookings Tab (Google Booking ඒකාබද්ධ කිරීම)
Google Bookings tab එක මඟින් ඔබගේ appointment scheduling Google Reserve සමඟ ඒකාබද්ධ කිරීමට හැකියාව ලබා දේ. මෙය භාවිතා කරමින්, පාරිභෝගිකයන්ට Google services හරහා සෘජුවම appointments book කිරීමට හැකිය.
Synchronize with Google Reserve මත ක්ලික් කිරීමෙන්, appointment type එක ඔබගේ Google Merchant account එකට සම්බන්ධ කළ හැකි අතර, ඔබගේ availability Google Search සහ Google Maps මත පෙන්වීමට හැකියාව ලැබේ.
මෙම integration එක මඟින් ඔබගේ ව්යාපාරයේ reach එක වැඩි කර ගැනීමට උපකාරී වේ. එමඟින් potential clients වෙබ් අඩවියට පිවිසීමකින් තොරවම appointments සොයාගෙන book කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
සම්බන්ධ කළ පසු, Odoo ස්වයංක්රීයව available time slots sync කරයි. එමඟින් Google හරහා කරන සියලුම bookings real-time ලෙස ඔබගේ calendar එකේ යාවත්කාලීන වේ.
Options Tab (විකල්ප සැකසුම්)
Options tab එක මඟින් appointments ප්රකාශයට පත් කිරීම, සැලසුම් කිරීම සහ ක්රියාවට නැංවීම වඩාත් සවිස්තරාත්මකව fine-tune කළ හැක.
මෙම කොටස තුළ, appointment type එක Website මත ලබා ගත යුතුද යන්න ඔබට පාලනය කළ හැක. මෙය සක්රීය කළ විට, බාහිර පරිශීලකයන්ටද booking කිරීම සඳහා එය ප්රවේශ විය හැක.
එමෙන්ම, scheduling සඳහා භාවිතා වන Time Zone එකද නිර්වචනය කළ හැක. මෙය සාමාන්යයෙන් system configuration අනුව ස්වයංක්රීයව සකස් වුවද, අවශ්ය නම් වෙනස් කිරීමටද හැකියාව ඇත.
ඔබට Allow Invitations සක්රීය කර, සහභාගීවන්නන්ට booking link එක අන් අය සමඟ share කිරීමට ඉඩ දිය හැක. Auto Confirm විකල්පය මඟින්, ලබාගත හැකි capacity අනුව appointments ස්වයංක්රීයව confirm කරනවාද යන්න තීරණය කරයි. මෙය manual validation අවශ්යතාව අඩු කරයි.
Display Pictures සක්රීය කළ විට, assigned users හි profile images booking page එකේ පෙන්වයි. මෙය booking අත්දැකීම වඩාත් personal කරයි.
Appointment එක sales activities සමඟ සම්බන්ධ කර ඇත්නම්, Create Opportunity සක්රීය කිරීමෙන් booking එක confirm වූ විගසම CRM opportunity එකක් ස්වයංක්රීයව නිර්මාණය වේ.
Up-front Payment විකල්පය මඟින් appointment එක finalize කිරීමට පෙර ගෙවීමක් අවශ්ය කළ හැක. මෙය සඳහා භාවිතා කළ හැකි payment methods Odoo payment settings මඟින් සකස් කළ හැක.
Scheduling පැත්තේදී, appointment එක Weekly හෝ Flexible schedule එකක් අනුව ක්රියා කරන්නේද යන්න තීරණය කළ හැක. Allow Bookings setting එක මඟින් appointments කොපමණ ඉදිරියට book කළ හැකිද සහ අවම notice period එක කුමක්ද යන්න පාලනය කරයි.
Create Slot Every field එක මඟින් time slots කොපමණ වාරයකින් ජනනය වන්නේද යන්න නිර්වචනය කරයි, එමඟින් consistent availability intervals සහතික වේ.
ඔබට Cancellation deadline එකද නියම කළ හැක, එමඟින් appointment එකක් අවසන් වීමට පෙර කොපමණ අවසන් කාලයක් තුළ cancel කළ හැකිද යන්න සීමා කරයි.
Timezone setting එක මඟින් internal users සහ visitors දෙපාර්ශවයටම bookings නිවැරදිව පෙන්වීම සහතික කරයි.
අවසාන වශයෙන්, Employee Schedule සක්රීය කිරීමෙන් available slots පවරා ඇති users ගේ වැඩ කරන වේලාවන් (working hours) අනුව පමණක් පෙන්වීම සහතික වේ.
Odoo 19 තුළ, Google Calendar සහ Outlook Calendar වැනි බාහිර සේවාවන් සමඟ calendar synchronization කිරීම මඟින් විවිධ platforms අතර කාලසටහන් එකිනෙකට ගැළපෙන ලෙස පවත්වාගෙන යා හැක.
මෙම integration එක සක්රීය කිරීමට, Calendar module එක විවෘත කර Configuration වෙත ගොස් Settings ක්ලික් කරන්න. එහිදී, ඔබගේ Google හෝ Microsoft developer account මඟින් ලබාගන්නා Client ID සහ Client Secret ඇතුළත් කළ යුතුය.
මෙම credentials සුරැකීමෙන් පසු, Odoo සහ external calendar service අතර සම්බන්ධතාවය ඇති කිරීමට Connect බොත්තම ක්ලික් කරන්න. සම්බන්ධතාවය සාර්ථකව ස්ථාපිත වූ පසු, events ස්වයංක්රීයව synchronize වේ, එමඟින් පද්ධති අතර දත්ත අනුකූලතාවය (consistency) සහතික වේ.
අවශ්ය නම්, synchronization තාවකාලිකව නවතා දැමීමට Pause synchronization විකල්පය භාවිතා කළ හැක. මෙය integration එක සම්පූර්ණයෙන් disconnect නොකර updates නවතා තබයි.
සම්බන්ධතාවය ස්ථාපිත වූ පසු, external calendar එකේ නිර්මාණය කරන events ස්වයංක්රීයව sync වේ. එමෙන්ම Odoo තුළ සැලසුම් කරන meetings ද linked third-party calendar එකේ පෙන්වයි. මෙම two-way synchronization මඟින් සියලුම calendars යාවත්කාලීනව තබාගෙන, platforms අතර නිවැරදි සහ consistent scheduling එකක් සහතික කරයි.
Odoo 19 Calendar මඟින් meetings සංවිධානය කිරීම සහ කළමනාකරණය කිරීම වඩාත් කාර්යක්ෂම සහ ක්රමවත් වේ. එහි intuitive interface එක, ශක්තිමත් scheduling features සහ අනෙකුත් Odoo applications සමඟ seamless integration එක මඟින් collaboration වැඩිදියුණු කිරීමට, time management වඩාත් හොඳ කිරීමට සහ සමස්ත productivity ඉහළ නංවීමට ඉතා වැදගත් මෙවලමක් බවට පත්වේ.