ඕනෑම ආයතනයක සාර්ථකත්වය සඳහා කාර්යක්ෂම සම්බන්ධීකරණය සහ කාලය ඵලදායී ලෙස භාවිතා කිරීම ඉතා වැදගත් වේ. Odoo 19 Enterprise තුළ, Calendar module එක අභ්යන්තර සහ බාහිර සියලුම සිදුවීම් (events) සංවිධානය කිරීම සහ කළමනාකරණය කිරීම සඳහා මධ්යගත වේදිකාවක් ලෙස ක්රියා කරයි. මෙය භාවිතා කරමින් පරිශීලකයන්ට පහසුවෙන් meetings සැලසුම් කිරීමට, ක්රියාකාරකම් නිරීක්ෂණය කිරීමට සහ කණ්ඩායම් අතර සහයෝගයෙන් වැඩ කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
Calendar module එක CRM, Projects සහ Appointments වැනි අනෙකුත් Odoo applications සමඟ සම්පූර්ණයෙන්ම ඒකාබද්ධ වේ. එමඟින් client interactions, team meetings, performance evaluations සහ project follow-ups වැනි සියලුම සිදුවීම් එකම unified system එකක් තුළ සංවිධානය කර නිරීක්ෂණය කළ හැක.
Calendar module එකට පිවිසෙන විට, පරිශීලකයන්ට ඉදිරියේ ඇති meetings සහ scheduled events පිළිබඳ පැහැදිලි දර්ශනයක් ලබා දෙන intuitive dashboard එකක් පෙනේ. මෙය සැලසුම් කිරීම සහ සම්බන්ධීකරණය තවත් පහසු සහ ක්රමවත් කරයි.
අතුරුමුහුණතේ ඉහළ කොටසේ, පරිශීලකයන්ට Day, Week, Month සහ Year views අතර මාරු විය හැක. මෙය ඔවුන්ගේ සැලසුම් අවශ්යතාවයට ගැලපෙන ආකාරයට කැලෙන්ඩරය පෙන්වීමට උපකාරී වේ.
එමෙන්ම, Show Weekends විකල්පයද ලබා ගත හැකි අතර, එමඟින් පරිශීලකයන්ට තම අවශ්යතාවය අනුව සති අන්ත (weekends) ඇතුළත් කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
ඔබට කැලෙන්ඩර් header එකේ දෙපස ඇති arrow icons භාවිතා කරමින් විවිධ දිනයන් අතර පහසුවෙන් සංචලනය විය හැක. වත්මන් දිනයට (current date) ඉක්මනින්ම නැවත යාමට, Today බොත්තම තෝරන්න.
සියලුම scheduled meetings කැලෙන්ඩර් තුළ color-coded blocks ලෙස පෙන්වයි.
meeting එකක් තෝරාගත් විට, එහි විස්තර පෙන්වන කෙටි overview window එකක් විවෘත වේ. එමෙන්ම, හිස් time slot එකක් හෝ දිනයක් මත ක්ලික් කිරීමෙන් නව meeting එකක් ඉක්මනින්ම සැලසුම් කළ හැක.
1. නව Meeting එකක් නිර්මාණය කිරීම (Creating a New Meeting)
Meeting එකක් නිර්මාණය කිරීමට, කැලෙන්ඩර් view එක තුළ ඔබ කැමති දිනයක් හෝ time slot එකක් මත ක්ලික් කරන්න. එවිට New Event pop-up window එක විවෘත වේ.
මෙහිදී, ඔබට මුලින්ම event එක සඳහා අර්ථවත් title එකක් ඇතුළත් කළ හැක. අනතුරුව, start date සහ end date නිර්වචනය කළ හැකි අතර, event එක සම්පූර්ණ දවසම පවතිනවා නම් All Day option එක සක්රීය කළ හැක.
සහභාගීවන්නන් (Participants) පද්ධතිය තුළ ඇති users තෝරාගෙන සෘජුවම එක් කළ හැකි අතර, එමඟින් අභ්යන්තර සහභාගීවන්නන්ට ආරාධනා කිරීම පහසු වේ. මෙම form එක මඟින් meeting එකේ ස්ථානය (location) නිර්වචනය කිරීමට හෝ virtual sessions සඳහා online meeting link එකක් එක් කිරීමටද හැකියාව ලබා දේ.
අමතරව, visibility settings මඟින් meeting එක Public, Private හෝ Internal users ලෙස කාටද පෙනිය යුතුද යන්න තීරණය කළ හැක. අවශ්ය පරිදි notes ද ඇතුළත් කළ හැක.
සියලුම විස්තර ඇතුළත් කළ පසු, event එක schedule කිරීමට Save බොත්තම ක්ලික් කරන්න. නැතහොත්, advanced settings වෙත පිවිසීමට More Options තෝරා ගත හැක.
More Options භාවිතයෙන් Meeting එකක් සවිස්තරාත්මකව නිර්මාණය කිරීම
More Options මත ක්ලික් කළ විට, පද්ධතිය තුළ සියලුම meeting විස්තර එක් තැනකින් කළමනාකරණය කළ හැකි සම්පූර්ණ event form එකක් විවෘත වේ.
මුලින්ම, meeting එකේ අරමුණ පැහැදිලි කරන Meeting Subject එක ඇතුළත් කළ යුතුය. ඊළඟට, Start Date සහ End Date සකස් කළ හැක. Meeting එක සම්පූර්ණ දවස පුරා පැවැත්වෙන්නේ නම්, All Day toggle එක සක්රීය කර කාල සීමා නොදක්වා දිනයම block කළ හැක.
Status field එක මඟින් ඔබේ availability (උදාහරණ ලෙස Busy) පෙන්වයි, එමඟින් අනෙක් අයට ඔබේ කාලසටහන පිළිබඳ අවබෝධයක් ලබා ගත හැක. එමෙන්ම, meeting එක පැවැත්වෙන Location එක දක්විය හැක—ඇතුළත ස්ථානයක් හෝ online session එකක් ලෙස.
Virtual meetings සඳහා, Odoo 19 මඟින් Video Link එකක් එක් කිරීමට හෝ ස්වයංක්රීයව ජනනය කිරීමට හැකියාව ලබා දේ. මෙය සහභාගීවන්නන්ට දුරස්ථව සම්බන්ධ වීමට පහසු කරයි.
Attendees සෘජුවම පද්ධතියෙන් එක් කළ හැකි අතර, ඔවුන්ගේ participation status එක තත්ය කාලීනව පෙන්වයි. මෙතැනින්ම සහභාගීවන්නන්ට දැනුම් දීමට email හෝ SMS invitations යැවිය හැක.
අමතර විස්තර සඳහා Notes tab එක භාවිතා කළ හැකි අතර, එහි agenda, discussion topics හෝ වැදගත් උපදෙස් ඇතුළත් කළ හැක.
Options tab එක meeting කළමනාකරණය වඩාත් ක්රමවත් කරයි. මෙහි Organizer field එක මඟින් meeting එක සඳහා වගකිව යුතු පුද්ගලයා පෙන්වයි. සාමාන්යයෙන් එය event එක නිර්මාණය කරන පුද්ගලයා වුවද, අවශ්ය නම් වෙනස් කළ හැක.
ඔබට meeting එකට Tags පවරා එය වර්ගීකරණය කර පසුව පහසුවෙන් හඳුනාගත හැකි ලෙස සකස් කළ හැක. මෙම tags මඟින් internal discussions, client calls, review sessions වැනි සමාන සිදුවීම් එකට group කිරීමට උපකාරී වේ.
Calendar Description field එක මඟින් meeting එක පිළිබඳ සවිස්තරාත්මක තොරතුරු ඇතුළත් කළ හැක. මෙයට agenda, objectives, preparation notes හෝ සහභාගීවන්නන් කලින් සලකා බැලිය යුතු උපදෙස් ඇතුළත් කළ හැක.
tab එකේ දකුණු පැත්තේ ඇති Reminders විකල්පය මඟින් meeting එක ආරම්භ වීමට පෙර සහභාගීවන්නන්ට දැනුම්දීම් (notifications) යැවීමට සැකසිය හැක.
එමෙන්ම, Recurrent toggle එක සක්රීය කිරීමෙන් නැවත නැවත සිදුවන meetings සැලසුම් කළ හැක. එය සක්රීය කළ විට අමතර fields පෙන්වයි:
Repeat – recurrence එකේ වාර ගණන තෝරාගැනීම
Repeat on – නිශ්චිත දින තෝරාගැනීම
Until – recurrence එක අවසන් වන දිනය නියම කිරීම
Time Zone – විවිධ ප්රදේශ අතර නිවැරදි කාලසටහන සහතික කිරීම
මෙම සියලුම විකල්පයන් මඟින් සැලසුම් කිරීමේ නිරවද්යතාවය වැඩිදියුණු කර, සන්නිවේදනය වඩාත් ක්රමවත් කරමින්, Odoo 19 තුළ meetings පහසුවෙන් කළමනාකරණය කිරීමට උපකාරී වේ.
Odoo 19 Calendar module එකේදී, ආරාධනා කරන ලද සියලුම සහභාගීවන්නන් meeting එකේ Attendees කොටසේ ලැයිස්තුගත කර ඇත. මෙහිදී ඔවුන්ගේ availability එක කැලෙන්ඩර් එක තුළ සෘජුවම දැකගත හැකි බැවින්, එකිනෙකට ගැටෙන කාලසටහන් සහ conflict ඇතිවීම පහසුවෙන් වළක්වා ගත හැක.
අමතර සහභාගීවන්නන් එක් කිරීමට, attendees ලැයිස්තුව අසල ඇති plus (+) icon එක මත ක්ලික් කර, අතිරේක users තෝරාගන්න.
Odoo 19 තුළ, වඩාත් උසස් attendee කළමනාකරණය Invitations section එක මඟින් සිදු කළ හැක. මෙහිදී ඔබට සහභාගීවන්නන් එක් කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට, ඔවුන්ගේ email addresses හෝ phone numbers වැනි contact details කළමනාකරණය කිරීමට, සහ ඔවුන්ගේ response status (invitation එක පිළිගෙන ඇතිද, ප්රතික්ෂේප කර ඇතිද, නැතහොත් තවම pending ද) නිරීක්ෂණය කිරීමට හැකියාව ලැබේ.
Odoo 19 හි තවත් පහසු විශේෂාංගයක් වන්නේ Share Interviews Availabilities වන අතර, එය Calendar module එකේ main dashboard එකෙන් සෘජුවම ප්රවේශ විය හැක. මෙම විකල්පය මඟින් meeting එකක් සම්බන්ධීකරණය කිරීමේදී ඔබට විවිධ ලබා ගත හැකි time slots යෝජනා කිරීමට හැකියාව ලැබේ. මෙය විශේෂයෙන් external clients හෝ partners සමඟ වැඩ කරන විට ඉතා ප්රයෝජනවත් වේ.
Day view එක භාවිතා කරමින්, ඔබට කැලෙන්ඩරය මත click කර drag කිරීමෙන් ඔබගේ ලබා ගත හැකි කාල පරාසයන් සලකුණු කළ හැක. තෝරාගත් ඕනෑම time slot එකක් පහසුවෙන් සංස්කරණය කිරීමට හෝ ඉවත් කිරීමට, අදාල time block එකේ ඇති delete icon එක මත ක්ලික් කළ හැක.
ඔබගේ available time slots තෝරාගත් පසු, Configure බොත්තම මත ක්ලික් කිරීමෙන් අදාල appointment settings විවෘත වේ.
මෙහිදී ඔබට schedule එක වඩාත් සවිස්තරාත්මකව fine-tune කරගත හැකි අතර, meeting එකට අදාළ අමතර preferences ද සකස් කළ හැක.